HUMAN RESOURCE DEPARTEMENT

A.   PENGERTIAN HUMAN RESOURCE DEPARTEMENT

Secara umum, HRD adalah departemen dalam perusahan yang bertanggung jawab menangani  pengelolaan SDM atau karyawan dalam suatu perusahaan atau organisasi. HRD bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan mendapatkan karyawan-karyawan terbaik. Oleh sebab itu, dalam hal penerimaan karyawan, HRD adalah pihak yang dinilai paling bertanggung jawab untuk mengelola proses seleksi. Setelah penerimaan, tugas selanjutnya adalah memaksimalkan kemampuan terbaik karyawan tersebut untuk melayani perusahaan secara lebih baik. Kebanyakan perusahaan, orang HRD memiliki latar belakang pendidikan psikologi. Dalam proses wawancara, mereka biasanya memegang peranan penting.

B.   STRUKTUR ORGANISASI  HUMAN RESAOURCE DEPARTEMENT

C.   HUBUNGAN HRD  DENGAN DEPARTEMENT LAIN

HRD sangat berperan penting dengan semua departement di hotel yaitu terkait dengan :

§   Merekrut karyawan untuk posisi yang dibutuhkan perusahaan.

§   Memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan.

§   Melakukan pengawasan kinerja dari setiap karyawan.

§   Memberikan rekomendasi pengangkatan jabatan dan kompensasi.

§   Distribusi penggajian karyawan

§   Melakukan survei Karyawan dan grading.

§   Mengawasi perlengkapan kesehatan dan keselamatan bagi karyawan.

§   Melakukan pembentukan tim untuk proyek-proyek perusahaan.

§   Pembimbingan dan pemecahan masalah bagi karyawan.

§   Menjaga solidaritas semua karyawan, dll. 

ENGINEERING DEPARTEMENT

A.   PENGERTIAN ENGINEERING DEPARTEMENT

Engineering adalah istilah di hotel yang populer digunakan untuk bagian teknik, tetapi bagian dari teknik ini diartikan oleh kebanyakan orang dalam arti yang lebih sempit , yaitu hal-hal yang menyangkut hal, seperti kerusakan, listrik padam, tersumbat, bocor kamar gas, atau AC tidak bekerja.

Adapun tugas engineering adalah:

-          pemeliharaan dan perbaikan seluruh instalasi, alat mesin, bangunan dan fasilitas hotel lainnya.

-           penghematan energi dalam menggunakan segala keperluan.

-           menangani alat, mesin dan instalasi lainnya yang menggunakan listrik, gas dan air.

-           mencegah instalasi, mesin, alat dan bangunan terhadap bahaya kebakaran dan segala situasi yang membahayakan.

-           menyiapkan keperluan air, gas dan listrik secara teratur dan melaporkannya.

-           menangani pekerjaan yang sifatnya umum seperti, mengecat, dll

B.   STRUKTUR ORGANISASI  ENGINEERING DEPARTEMENT

C.   HUBUNGAN ENGINEERING DENGAN DEPARTEMENT LAIN

Dengan HK Departement : Mengenai perbaikan fasilitas dalam kamar, masalah air, serta perbaikan listrik

MARKETING DEPARTEMENT

A.    PENGERTIAN SALES & MARKETING DEPARTEMENT

Pada dasarnya sales dan marketing merupakan suatu hal yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, Sales merupakan bagian yang bertugas menjual sedangkan marketing merupakan bagian yang mempunyai tugas untuk memasarkan.

Jadi Sales & Marketing Department adalah salah satu department yang ada di hotel yang bertugas dan bertanggung jawab untuk penjualan produk yang dimiliki hotel serta memasarkanya. Apa saja produk yang dimiliki oleh hotel? Produk yang dimiliki oleh hotel sendiri yaitu berupa penyewaan kamar, tempat makanan dan minuman, SPA, dll yang harus dipasarkan oleh bagian sales & marketing department.

Berikut beberapa tugas dari sales & marketing departement;

Tugas tugas dari sales & marketing department:

1. Melakukan penjualan produk hotel

2. Memasarkan hotel ke luar negeri

3. Melakukan hubungan dengan pihak travel agent untuk membantu memasarkan hotel kita

4. Merencanakan target pemasaran dan penjualan kamar dari hari ke hari

5. Melakukan pelaporan hasil marketing atau pemasaran

6. Memberikan promo untuk menarik customer

B.     STRUKTUR ORGANISASI MARKETING DEPARTEMENT

            Di era ini, hotel sudah tidak mengandalkan walk in guest lagi karena tidak banyak tamu yang melakukan itu, kecuali untuk hari-hari libur saja atau Holiday time. maka dari itu peran sales and marketing sangat dibutuhkan untuk mendongkrak keuntungan yang sebesar-besarnya. Minimal untuk seorang marketing adalah mencapai budget yang di tentukan oleh manajemen. untuk mencapai tujuan tersebut maka dibuatlah  struktur organisasi sale and marketing department sbb:

 

C.    HUBUNGAN MARKETING DEPARTEMNT DENGAN DEPARTEMENT LAIN

Dengan seluruh departement di hotel dalam hal segala sesuatu yang berhubungan dengan pemasaran.

*Dari berbagai sumber

ACCOUNTING DEPARTEMENT

A.   PENGERTIAN ACCOUNTING DEPARTEMENT

Accounting Department atau Bagian Keuangan adalah department yang bertugas  untuk mencatat selulur transaksi keuangan, dan membuat laporan keuangan hotel baik pemasukan dan pengluaran.

Accounting merupakan bagian terpenting yang terdapat dihotel karena pada bagian ini sangat berfungsi untuk mengwasi kuangan kuangan hotel yang keluar maupun yang masuk sebagai pendapatan.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Accounting Department  yang meliputi:

1. Tugas tugas accounting department (Duties of Accounting):

a.    Menerima dan melakukan pembayaran

b.    Menerima pembayaran cash (cash payment), melakukan pembayaran secara cash maupun cek

c.    Melakukan pencatatan uang dan barang(Pembukuan)

d.   Mencatat semua pembelian barang oleh hotel yang tidak dibayar cash

e.    Melakukan pencatatan pembeli barang barang yang diperlukan oleh hotel

f.     Melakukan pencatatan penyimpanan dan pengeluaran barang barang

g.     Mencatat hasil penjualan hotel

2. Tanggung jawab accounting department (Responsibilities of Accounting):

a.    Mengawasi aliran uang dihotel

b.     Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel

c.    Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelia barang di hotel

B.   STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTEMENT

Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainnya, seperti bagian kredit dengan

account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:

1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh

atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel

2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung

jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet

3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua

hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor

4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan

ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing

outlet

5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang

telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu,

serta melakukan analisa guest bill

6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas

penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan

piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel guest ledger dan untuk

tamu yang sudah keluar dari hotel city ledger

7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel

pada pihak luar, khususnya supplier

8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang

dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar,

menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel

9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan

pembayaran gaji karyawan

10. Electronic data processing EDP, bertanggung jawab atas system informasi

yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da

11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel

12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan

menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang

13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan

keuangan

STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT

Finance controller

Finance Secretary

EDP Manager

Account Receivable SPV

Account Payable SPV

Purchasing Cost Controller

Accountant

Income Audit General Cashier

Account Receivable Clerk

FB Cashier FB Cashier

FB Cashier FB Cashier       

C.   HUBUNGAN ACCOUNTING DEPARTEMENT DENGAN DEPARTEMENT LAIN

1.    Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.

2.    Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.

3.    Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.

4.    Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment officer checks.

*Dari berbagai sumber

FOOD & BEVERAGE DEPARTEMENT

A.   PENGERTIAN FOOD & BEVERAGE DEPARTEMENT

F&B Department adalah departement yang menangani semua makanan dan minuman di suatu hotel dari mulai pemilihan bahan, persiapan, rasa, kualitas, penampilan dan juga harga yang ditawarkan kepada tamu termasuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada tamu sesuai dengan standar dari masing masing hotel.

RUANG LINGKUP F&B DEPARTEMENT

Food and Beverage Depertment terbagi atas 2 bagian;

1.     Food &  Beverage Product

2.    Food & Beverge Service

» Food &  Beverage Product

Merupakan  department yang menyajikan makanan, mulai dari proses pemasakan sampai berupa makanan jadi. Product terbagi atas  berbagai macam bagian yaitu main kitchen, kithen caffe shop, pastry bakery. Dimana semua bagian tersebut mempunyai fungsi yang berbeda beda tetepi bertujuan sama yaitu menjual produck ke konsumen hotel.

» Food & Beverge Service

Bertugas menangani penghidangan makannan minuman, penyiapan beberapa jenis minuman diantaranya minuman campuran (mixed drinks)

Dalam suatu hotel F & B service berfungsi sebagai penjamu pelayanan makanan dan minuman pada tamu hotel.

F & B service terbagi atas  4 bagian :

1. Restaurant

2. Bar

3. Baquet

4. Room service

» Restaurant

  Restaurant merupakan bagian dari Food & Beverage departement yang berfungsi menyelenggarakan pelayanan  makanan dan minuman secara komersil pada suatu hotel.

» Bar

  Bar merupakan bagian dari food and beverage  department  yang bertugas menyiapkan makanan dan minuman, baik ber alkoholik dan non alkoholik.

» Baquet

  Baquet merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam event – event besar yang di selenggarakan dihotel melalui pelayanan makanan dan minuman, biasanya di selenggarakan di ball room, garden.

» Room Service

  Merupakan bagian dari food and beverage service yang bertugas melayani makanan dan minuman pada tamu  yang menghendaki makan dan minum dalam kamar hotel. Room service buka selama 24 jam dengan menggunakan pelayanan trolly atau tray.

B.   STRUKTUR ORGANISASI FOOD & BEVERAGE  DEPARTEMENT

         

C.   HUBUNGAN FOOD & BEVERAGE DEPARTEMENT DENGAN DEPARTEMENT LAIN

1.      Dengan FO Departement :

-       F.O akan menginformasikan kepada semua departemen tentang jumlah tamu yang tinggal dihotel, tamu yang akan datang (check-in), tamu yang keluar (check-out). Dan tamu penting sehingga F & B dapat menggunakan informasi tersebut sebagai pedoman dalam operasional.

-       F.O akan menjual produk F & B ( food, beverage, dan service ) kepada tamu yang datang.

-       F & B akan menyiapkan welcome drink kepada tamu yang baru checkin.

2.      Dengan Housekeeping Departement :

-       Housekeeping (HK) akan menyiapkan linen-linen (table clouth, napkin, skirting) yang diperlukan oleh f&b service.

-       HK membersihkan area f&b service.

-       HK akan menyiapkan vas flower yang diperlukan f&b service.

-       Menyiapkan menu yang ada di kamar tamu (room service menu).

3.      Dengan Accounting Departement

-       Accounting akan menyiapkan kasir.

-       Accounting akan membeli dan menyiapkan besarnya biaya yang diperlukan di F & B baik besarnya biaya makanan maupun minuman.

4.      Dengan HRD

-       Menyangkut masalah personal karyawan Food & Beverage Department seperti pengrekrutan karyawan, promosi jabatan, gaji dan lain sebagainya.

5.      Dengan Marketing Departement

-       Pada sebuah hotel bagian ini menjalin hubungan baik dengan perusahaan lain untuk mempromosikan ruangan meeting dan makanan yang dikelola oleh F & B Department yang terdapat di hotel.

6.      Dengan Engineering

-       Bertugas untuk dekorasi lampu, terutama pada acara-acara spesial, AC, pengeras suara, kulkas, mesin pembuat es batu, cold storage, telepon, perbaikan engsel pintu, jendela, laci, dan sebagainya untuk keperluan restoran ditangani oleh engineering.

*Dari berbagai sumber

HOUSE KEEPING DEPARTEMENT

A.   PENGERTIAN HOUSE KEEPING DEPARTEMENT

Tata graha (Housekeeping) mempunyai arti seperti berikut;

House artinya rumah, gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat, menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Housekeeping Department adalah bagian yang bertugas memelihara kebersihan, kerapian, kelengkapan kamar – kamar tamu, restaurant, bar, dan tempat – tempat umum dalam hotel, termasuk tempat – tempat untuk karyawan, kecuali tempat – tempat yang menjadi tanggung jawab steward, misalnya Dapur (kitchen area), daerah pencucian alat – alat (dishwashing Area), dan tempat sampah (Garbage Area).

Housekeeping dibagi menjadi beberapa section, antara lain yaitu:

1. Public Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel,
baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant,meeting room dan fasilitas untuk karyawan hotel.

2. Laundry, seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.

3. Florist, seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.

4. Gardener, Seksi yang bertanggung jawab untuk memelihara tanaman-tanaman baik didalam maupun diluar hotel.

5.      Room Section / Floor Section

      Bagian yang memelihara dan menjaga kebersihan kamar – kamar.

6.      Houseman

Bagian yang membersihkan public space (area kosong atau tidak terpakai) dan event (acara penting hotel)

7.      Yardman

     Bagian yang menangani kebun kebun

8.      Pool section

            Bagian yang menangani kolam renang

9.      Incinerator Section

            Bagian pengelola pembakaran sampah

10.  Upsholter Section

            Bagian reparasi mebel, karpet

Untuk Laundry Department itu sendiri adalah bagian yang memberikan pelayan pencucian pakaian tamu, pakaian seragam (uniform) untuk karyawan serta menyediakan kebutuhan linen yang diperlukan untuk operasional hotel.

Laundry Department dibagi menjadi beberpaa section, antara lain sebagai berikut:

a. Washer        : Bagian pencucian.

b. Linen           : Bertanggung jawab atas linen dan napkin/ sheet, table.

c. Iron              : Bagian penyetrikaan pakaian tamu atau karywan.

d. Dry Cleaning: Bagian yang mengoperasikan penatu kimia.

e. Valet            : Bagian yang mengambil pakaian dari tamu dan

mengantarkan pakaian itu kembali dalam

f. Checker       : Bagian pengecekan pakaian.

g. Rolls            : Bagian Rolling untuk bahan bahan lembaran atau sheet.

h. Uniform      : Bagian pakaian seragam karyawan atau trainee.

i. Office           : Kantor yang merupakan sentral dari unit.

B.   STRUKTUR ORGANISASI HOUSE KEEPINNG DEPARTEMENT

        

C. HUBUNGAN HOUSE KEEPING DEPARTEMENT DENGAN DEPARTEMENT LAIN

Dalam Buku Tata Graha Hotel (Housekeeping) Menurut Darsono (1995: 2-6) Mengatakan bahwa:“Hubungan departemen Housekeeping (HK) dengan departemen lain sebagai berikut”:

1. Hubungan housekeeping dengan Front Office

Laporan status kamar (room report)

Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu

Laporan mengenai penemuan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar sesudah tamu berangkat/check out.

Front office member informasi kepada housekeeping bahwa ada tamu yang segera masuk/check in, sehingga housekeeping akan menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

2. Hubungan Housekeeping dengan binatu (Loundry)

Menangani masalah pencucian pakaian tamu, pakaian karyawan, dan pencucian linen-linen yang dipakai oleh bagian HK.

Penanganan keluhan tamu pada cucian, meliputi cucian kurang bersih,cucian bernoda, cucian hilang atau rusak, dan cucian tertukar.

Penanganan keterlambatan pengiriman linen yang dipakai oleh HK maupun outlet lain karena listrik mati, kerusakan mesin dan lain-lain.

3. Hubungan housekeeping dengan bagian pembelian (Purchasing)

Menangani pembelian dan penyimpanan barang-barang yang dibutuhkan oleh HK. Barang tersebut meliputi alat-alat pembersih, obat pembersih,perlengkapan tamu, linen-linen untuk HK, dan alat penunjang operasional lain seperti formulir-formulir.

4. Hubungan Housekeeping dengan bagian Engineering

Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama yang menyangkut operasional HK.

Perbaikan perlengkapan HK yang ada di kamar tamu.

5. Hubungan Housekeeping dan Security

Pengawasan oleh pihak keamanan pada area-area HK, meliputi koridor, tempat tugas room boy dan kantor HK.

Keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.

6. Hubungan Housekeeping dengan Food & Beverage

Pelayanan room service kepada tamu.

Pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu VIP

7. Hubungan Housekeeping dengan bagian Personalia

Pengadaan tenaga kerjA

Pengangkatan pegawai

Pelatihan pegawai

Pemutusan hubungan kerja

Cuti karyawan

Surat peringatan untuk pegawai

Pembayaran gaji dan lembur pegawai

*dari berbagai sumber.