ACCOUNTING DEPARTEMENT

A.   PENGERTIAN ACCOUNTING DEPARTEMENT

Accounting Department atau Bagian Keuangan adalah department yang bertugas  untuk mencatat selulur transaksi keuangan, dan membuat laporan keuangan hotel baik pemasukan dan pengluaran.

Accounting merupakan bagian terpenting yang terdapat dihotel karena pada bagian ini sangat berfungsi untuk mengwasi kuangan kuangan hotel yang keluar maupun yang masuk sebagai pendapatan.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Accounting Department  yang meliputi:

1. Tugas tugas accounting department (Duties of Accounting):

a.    Menerima dan melakukan pembayaran

b.    Menerima pembayaran cash (cash payment), melakukan pembayaran secara cash maupun cek

c.    Melakukan pencatatan uang dan barang(Pembukuan)

d.   Mencatat semua pembelian barang oleh hotel yang tidak dibayar cash

e.    Melakukan pencatatan pembeli barang barang yang diperlukan oleh hotel

f.     Melakukan pencatatan penyimpanan dan pengeluaran barang barang

g.     Mencatat hasil penjualan hotel

2. Tanggung jawab accounting department (Responsibilities of Accounting):

a.    Mengawasi aliran uang dihotel

b.     Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel

c.    Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelia barang di hotel

B.   STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTEMENT

Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainnya, seperti bagian kredit dengan

account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:

1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh

atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel

2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung

jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet

3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua

hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor

4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan

ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing

outlet

5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang

telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu,

serta melakukan analisa guest bill

6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas

penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan

piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel guest ledger dan untuk

tamu yang sudah keluar dari hotel city ledger

7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel

pada pihak luar, khususnya supplier

8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang

dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar,

menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel

9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan

pembayaran gaji karyawan

10. Electronic data processing EDP, bertanggung jawab atas system informasi

yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da

11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel

12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan

menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang

13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan

keuangan

STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT

Finance controller

Finance Secretary

EDP Manager

Account Receivable SPV

Account Payable SPV

Purchasing Cost Controller

Accountant

Income Audit General Cashier

Account Receivable Clerk

FB Cashier FB Cashier

FB Cashier FB Cashier       

C.   HUBUNGAN ACCOUNTING DEPARTEMENT DENGAN DEPARTEMENT LAIN

1.    Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.

2.    Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar.

3.    Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.

4.    Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment officer checks.

*Dari berbagai sumber