1. DEFINISI FRONT OFFICE
DEPARTEMENT
Merupakan
departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara
yang sistematik melalui reservasi hingga penyerahan kamar kepada tamu hotel dan
memberikan pelayanan informasi kepada para tamu hotel selama mereka berada dan
menginap dihotel.
Dapat dilihat dari definisi diatas bahwa
kantor depan (front office) merupakan departement yang memiliki peranan sebagai
penjual kamar dan secara langsung merupakan sumber pendapatan utama setiap hotel. Departement memberikan
layanan yang penuh kepada tamu dari sebelum tamu menginap, saat kedatangan
tamu, selama tinggal di hotel, dan saat hendak meninggalkan hotel.
2. FUNGSI DAN TUJUAN
FRONT OFFICE DEPARTEMENT
Kantor
Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat
memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan
semua karyawan di bagian FO Departement dalam menjalankan fungsi tugas dan
tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi (kesan) baik
maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut
mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk
menginap maupun tidak di suatu Hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan
bagi karyawan kantor depan sebagai berikut :
“Mungkinkah
kita mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan image yang baik kepada para
tamu kita “.
front office secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian Kantor depan atau Biasa di sebut dengan front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:
front office secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian Kantor depan atau Biasa di sebut dengan front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:
·
Meningkatkan jumlah tamu langganan
·
Meningkatkan tingkat hunian kamar (occupancy)
serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun
·
Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu
secara baik, tepat dan cepat kepada tamu
·
Membentuk citra hotel yang
positif
FO
memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut
dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah
Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain:
dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah
Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain:
1.
Memberikan informasi mengenai seluruh
produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar
hotel
2.
Mengkoordinasikan kepada bagian lain
yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan
yang maksimal
3.
Melaporkan status kamar yang terkini
4.
Mencatat, memeriksa pembayaran tamu
serta menangani rekening tamu
5.
Membuat laporan yang dibutuhkan oleh
hotel
6.
Memberikan pelayanan telekomunikasi
untuk tamu
7.
Memberikan pelayanan barang bawaan tamu
8.
Menyelesaikan keluhan tamu
Selain mempunyai fungsi yang penting,
front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan
hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra
hotel dan pendapatan yang maksimal.
1. STRUKTUR ORGAISASI
FRONT OFFICE DEPARTEMENT
Struktur
organisasi di kantor depan hotel dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel,
banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta sistem operasional yang digunakan
di hotel. Semakin besar hotel semakin rumit pula struktur yang digunakan,
begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka strukturnya organisasinya pun
sederhana. Berikut ini adalah contoh struktur organisasi kantor depan pada
hotel besar.

Jika dilihat dari struktur organisasi diatas bahwa pimpinan tertinggi dibagian ini adalah Front Office Manager yang membawahi para manager, Chief atau Chef. Adapun petugas bawahannya adalah Executive Lounge Assistant, Guest Relation Supervisor , Front Desk Supervisor, Reservation Agent, Business Service, Bell Captain, Airport Representative, Guest Relation Officer(GRO), Telephone Operator, Front Desk Agent (FDA), Reservation Agent, Doorman/doorgirl, Bellman.Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan:
1. Deskripsi pekerjaan Front Office Manager
-Area kerja : front office area, executive floor, business center
-Ringkasan pekerjaan: menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya
-Melapor kepada: General Manager
-Staf bawahan: semua staff front office
Tugas pokok:
1. Menyeleksi,
menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
2. Memastikan
bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputeR hotel, etika
menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
3. Menjaga
keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
4. Menyambut
tamu VIP
5. Menangani
keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
6. Membuat
laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di
bagian kantor depan
7. Menjaga
kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi
yang melanggar ketentuan.
8. Meningkatkan
kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
9. Membuat
budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari
sisi pendapatan, rata-rata harga kamar
2. Deskripsi pekerjaan
Assistant Front Office Manager
-Area kerja: front office, executive floor, business center.
-Ringkasan pekerjaan: membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya nya
-Atasan langsung: Front Office Manager
-Staff bawahan: Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level lainnya di departemen Front Office
Tugas pokok:
-Area kerja: front office, executive floor, business center.
-Ringkasan pekerjaan: membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya nya
-Atasan langsung: Front Office Manager
-Staff bawahan: Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level lainnya di departemen Front Office
Tugas pokok:
1. Membantu
pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
2. Membuat
jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO dan concierge.
3. Memantau
operasional di front office
4. Mengarahkan
dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.
5. Memimpin
briefing pada waktu shift malam
6. Terjun
ke operasional hotel pada saat ramai tamu
7. Menghadiri
briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan
hadir.
8. Menangani
keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.
3. Deskripsi pekerjaan
Duty Manager
-Area kerja: front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya dengan tamu di hotel.
-Ringkasan pekerjaan: mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu.
-Atasan langsung: Front Office Manager
-Staff bawahan: Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest Relation Officer, Concierge, Business Center Secretary.
Tugas pokok:
-Area kerja: front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya dengan tamu di hotel.
-Ringkasan pekerjaan: mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu.
-Atasan langsung: Front Office Manager
-Staff bawahan: Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest Relation Officer, Concierge, Business Center Secretary.
Tugas pokok:
1. Membantu
tugas Front Office Manager dan Asssistant FOM dalam melakukan tugas operasional
di front office.
2. Mendukung
kelancaran proses check-in dan check-out di front office.
3. Menangani
kesulitan tamu dan staff di front desk
4. Mengontrol
operasional di seputar front office antara lain lobby, restoran, bar, lounge
koridor dan kamar tamu.
5. Membuat
laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya.
6. Menyambut
tamu VIP bersama dengan Front Office Manager
2. Deskripsi
pekerjaan Executive Lounge Manager
-Area kerja: executive lounge, executive rooms
-Ringkasan pekerjaan: menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.
-Atasan langsung: Assistant FOM
-Staf bawahan: Executive Lounge Assistant Manager
Tugas pokok:
-Area kerja: executive lounge, executive rooms
-Ringkasan pekerjaan: menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.
-Atasan langsung: Assistant FOM
-Staf bawahan: Executive Lounge Assistant Manager
Tugas pokok:
1. Memastikan
bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat
dan teliti
2. Memastikan
bahwa jadual telah ditetapkan dengan baik
3. Memastikan
bahwa data tamu selalu diperbaharui
4. Mengawasi
dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif
5. Membantu
dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan,
training dan pengembangan staf
6. Melaksanakan
evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan
penampillan dan bidang untuk perbaikan
7. Mengawasi
para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan
8. Memastikan
bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksaan hotel sehubungan
dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan
9. Mempelajari
dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta
memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.
5. Deskripsi pekerjaan
Front Desk Supervisor
-Area kerja: front office
-Ringkasan pekerjaan: memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.
-Atasan langsung: Duty Manager
-Staff bawahan: Front Desk Agent
Tugas pokok:
-Area kerja: front office
-Ringkasan pekerjaan: memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.
-Atasan langsung: Duty Manager
-Staff bawahan: Front Desk Agent
Tugas pokok:
1. Mengarahkan
tugas operasional penerimaan tamu di front office
2. Menangani
keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
3. Memberi
persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
4. Memberi
persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
5. Mengarahkan
langkah persiapan penerimaan grup
6. Mengatur
jadwal setiap staff front desk.
6. Deskripsi pekerjaan
Chief Concierge
-Area kerja: pintu masuk hotel, lobby, bell desk, counter
-Ringkasan pekerjaan: memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk
-Atasan langsung : Front Office Manager
-Staff bawahan: Bellman, Doorman, Airport Representative
Tugas pokok:
-Area kerja: pintu masuk hotel, lobby, bell desk, counter
-Ringkasan pekerjaan: memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk
-Atasan langsung : Front Office Manager
-Staff bawahan: Bellman, Doorman, Airport Representative
Tugas pokok:
1. Memastikan
bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel
sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel.
2. Memberikan
training ke staff tentang: prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu VIP dan
rombongan,serta penanganan keluhan tamu
3. Mengimplementasikan
visi dan misi perusahaan
4. Menyediakan
peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut,
sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.
5. Memastikan
bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi(sign board) di lobby selalu
benar dan akurat.
7. Deskripsi pekerjaan
Business Centre Supervisor
-Area kerja: area pusat bisnis
-Ringkasan pekerjaan: mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.
-Atasan langsung: assistant FOM
-Staff bawahan: Bussiness Centre Secretary
Tugas pokok:
-Area kerja: area pusat bisnis
-Ringkasan pekerjaan: mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.
-Atasan langsung: assistant FOM
-Staff bawahan: Bussiness Centre Secretary
Tugas pokok:
1. Mengawasi
staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan
perhatian yang hangat dan tepat
2. Mengatur
dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelaksanaan
sehari-hari dan administrasi untuk semua bagian dalam pusat bisnis
3. Memberikan
penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efesiensi semua karyawan di bawah
pengawasannya serta berinisatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan
4. Mengontrol
dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari
untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.
8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain
-Area kerja: front office, lobby, kamar tamu
-Ringkasan pekerjaan: mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel.
-Atasan langsung: Chief Concierge
Tugas pokok:
1. Mengatur
tugas setiap Bellboy
2. Menerima
dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
3. Mencatat
dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room.
4. Memastikan
luggage room bersih dan teratur
5. Mengontrol
setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda
pengenal/ pass nomor barang yang jelas.
6. Mengatur
Bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus
rombongan yang akan ke hotel.
7. Mengarahkan
semua Bellboy di setiap shift kerja.
9. Deskripsi pekerjaan
Bellboy
-Area kerja: lobby, front office, kamar hotel
-Ringkasan pekerjaan: membantu tamu dalam hal menangani barang bawaan mereka luggage delivery dan luggage down
-Atasan langsung: Bell Captain
Tugas pokok:
-Area kerja: lobby, front office, kamar hotel
-Ringkasan pekerjaan: membantu tamu dalam hal menangani barang bawaan mereka luggage delivery dan luggage down
-Atasan langsung: Bell Captain
Tugas pokok:
1. Menurunkan
barang tamu dari mobil
2. Membawakan
barang tamu yang akan check-in
3. Mengantar
barang tamu ke kamar tamu sesuai nomor kamarnya.
4. Membantu
membawakan barang tamu pada saat check-out darikamar ke lobby hotel untuk
selanjutnya ke kendaraan tamu.
5. Menyimpan
barang tamu dengan tanda khusus (luggage tag) untuk tamu yang belum datang ke
hotel atau tamu yang menitipkan barangnya di belldesk.
10. Deskripsi pekerjaan
Door Man/Door Girl
-Area kerja: lobby, area depan lobby.
-Ringkasan pekerjaan: menyambut tamu dengan membukakan pintu kendaraan atau pintu lobby hotel.
-Atasan langsung: Bell Captain
Tugas pokok:
-Area kerja: lobby, area depan lobby.
-Ringkasan pekerjaan: menyambut tamu dengan membukakan pintu kendaraan atau pintu lobby hotel.
-Atasan langsung: Bell Captain
Tugas pokok:
1. Menyambut
dan membukakan pintu mobil tamu
2. Memberikan
salam untuk setiap tamu yang datang dengan ramah dan senyum.
3. Menyapa
dan membukakan pintu lobby hotel untuk tamu yang memasuki atau ke luar lobby.
11. Deskripsi pekerjaan
Receptionist/ Front Desk Agent (FDA)
-Area kerja: front desk
-Ringkasan pekerjaan: menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya.
-Atasan langsung : FO Supervisor
Tugas pokok:
-Area kerja: front desk
-Ringkasan pekerjaan: menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya.
-Atasan langsung : FO Supervisor
Tugas pokok:
1. Menyambut
tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan.
2. Melakukan
pendaftaran tamu
3. Mencatat
uang deposit tamu untuk menginap
4. Menangani
tamu check-out
5. Melayani
penukaran mata uang asing ke mata uang lokal
6. Memasukkan
tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian.
7. Menghitung
dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada
hari tersebut.
12. Deskripsi pekerjaan
Guest Relations Officer
-Area kerja: lobby, front office, executive lounge, kamar tamu
-Ringkasan pekerjaan: mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel.
-Atasan langsung: GR Supervisor
Tugas pokok:
-Area kerja: lobby, front office, executive lounge, kamar tamu
-Ringkasan pekerjaan: mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel.
-Atasan langsung: GR Supervisor
Tugas pokok:
1. Memantau
tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat
2. Memberikan
informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung
3. Beramahtamah
dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai eksekutif dan VIP pada saat
kedatangan
4. Beramah
tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang & tamu yang menginap untuk
jangka waktu yang lama(long staying guest)
5. Membuat
kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk tamu
6. Menyambut
tamu VIP di lobby
7. Mengantar
tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati tamu sambil membawakan kunci
kamar.
13.Deskripsi pekerjaan telepon Operator
-Area kerja : Front Office
-Ringkasan pekerjaan: Melaksanakan pengelolaan pelayanaan telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh manajemen
-Atasan langsung : Front Office Supervisor
Tugas Pokok
1.
Menjawab telepon yang masuk baik dari
internal maupun external mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju
2.
Melayani menyambungkan telepon baik dari
tamu atau dari departemen
3.
Memeriksa bill telepon dan
menyerahkannya langsung ke FO Cashier
4.
Menangani pelayanan ”Incoming dan
Outgoing”faxcimille dan langsung membuat bill tersebut
5.
Menerima dan mendistribusikan pesan
untuk tamu dan departemen lain
6.
Mengetahui lay out hotel dan
fasilitasnya
7.
Menjawab pertanyaan yang berkaitan
dengan Event Activities dan fasilitas hotel
8.
Mengerti cara pengoperasian PABX
9.
Menjaga privacy tamu kamar dalam hal
memberikan informasi terhadap tamu luar
10. Mencocokan
print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada setiap akhir shift
11. Menangani
permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line teleponnya (incognito)
12. Menangani
pemutaran dan mengatur cassette atau radio
13. Menghadiri
rapat bulanan
14. Menjaga
hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lain
15. Selalu
menjaga standard ”telephone courtesy”
16. Menjaga
kebersihan lingkungan kerja riang Swich Board Operator
17. Selalu
tanggap dan cepat memperbaiki keluhan-keluhan atas layanan telepon
18. Melaksanakan
tugas lain sesuai arahan dan perintah atasan .
14. Deskripsi pekerjaan
Executive Lounge Assistant Manager
-Area kerja: executive lounge, executive rooms
-Ringkasan pekerjaan: menangani semua keperluan tamu di lantai eksekutif
-Atasan langsung: Executive Lounge Manager
Tugas pokok:
-Area kerja: executive lounge, executive rooms
-Ringkasan pekerjaan: menangani semua keperluan tamu di lantai eksekutif
-Atasan langsung: Executive Lounge Manager
Tugas pokok:
1. Melayani
minuman selamat datang dan oshibori(handuk dingin) pada saat kedatangan
2. Melayani
pesanan makanan dan minuman di executive lounge
3. Mengambil
dan mengantarkan pakaian cucian dari kamar tamu.
4. Membuka,
melipat dan membungkus baju tamu
5. Memeriksa
semua kamar tamu yang akan datang dan menyiapkan alat tulis
6. Mengantar
tamu ke kamar dan menerangkan fasilitas hotel
7. Mengirim
koran, fax masuk dan pesan untuk tamu yang menginap serta tamu yang akan datang
8. Mengerjakan
penyemiran sepatu bila dibutuhkan
9. Sebagai
penghubung antara tamu VIP dengan layanan lain seperti housekeeping, GRO dan
Engineering.
15. Deskripsi
pekerjaan Airport Representative
-Area kerja: bandar udara/airport , lobby hotel
-Ringkasan pekerjaan: menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai standar di hotel.
-Atasan langsung: Chief Concierge
Tugas pokok:
-Area kerja: bandar udara/airport , lobby hotel
-Ringkasan pekerjaan: menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai standar di hotel.
-Atasan langsung: Chief Concierge
Tugas pokok:
1. Menyiapkan
daftar tamu dan jam kedatangannya di bandara(expected time of arrival)
2. Menyiapkan
kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan bagasi yang diperlukan.
3. Menyiapkan
kendaraan alternatif jika tidak ada kendaraan hotel yang tersedia.
4. Menyiapkan
papan penyambutan sesuai dengan nama tamu
5. Menghubungi
hotel jika sudah siap menuju hotel atau tamu belum berhasil dijumpai di
bandara.
6. Mengantar
tamu dari hotel ke bandara.
16. Deskripsi pekerjaan
Business Center Secretary Attendant
-Area kerja: business center
-Ringkasan pekerjaan: melayani tamu yang memerlukan jasa di business center
-Atasan langsung: Chief Business Centre
Tugas pokok:
-Area kerja: business center
-Ringkasan pekerjaan: melayani tamu yang memerlukan jasa di business center
-Atasan langsung: Chief Business Centre
Tugas pokok:
1. Memberikan
layanan pengaturan pertemuan dengan para usahawan
2. Memberikan
layanan penerjemahan, foto copy, pengiriman facsimil
3. Membantu
dan mengkonfirmasikan tiket pesanan pesawat
4. Bertanggungjawab
dalam menjalankan tugas administrasi yang berhubungan dengan pusat bisnis
5. Memberikan
pelayanan pemakaian internet.
HUBUNGAN DENGAN
DEPARTEMENT LAIN
Hampir semua jenis pekerjaan yang ada di hotel adalah
kerja sama tim (team work). Front office department banyak
di bantu department yang lain dalam menjalankan tugasnya. Hal ini berhubungan
dengan kenyataan bahwa pada dasarnya konsentrasi operasional sebuah hotel
berporos pada tamu. Hotel sedapat mungkin memberikan layanan maksimal, tugas
tidak dapat di bebankan pada satu department saja, masing-masing saling terkait
dan saling berhubungan. Bila mata rantai hubungan ini terputus atau tidak
terjalin baik, sudah dapat dipastikan penyampain layanannya pun menjadi
pincang.
a. Housekeeping
Department
Housekeeping department adalah department yang salah satunya di bagian
hotel yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap kebersihan, kerapian,
pembersihan yang di lakukan di area kamar, maupun di public area serta
lobby maupun di semua area hotel. Adapun hubungan kerja samanya sebagai
berikut:
a. Masalah
status kamar dan kebersihan kamar tamu
b. Masalah
room discrepancy (perbedaan status kamar)
c. Masalah
perpindahan kamar
d. Masalah
kedatanagan dan keberangkatan tamu
b. Food &
Beverage Departement
Food & Beverage Departement adalah department yang menyediakan makan
dan minuman bagi tamu. Beberapa hotel memiliki berbagai jenis restaurant dan
menu makanan. Adapaun hubungan kerjasamnya sebagai berikut:
a. Penyediaan
makanan dan minuman sesuai dengan tingkat hunian kamar.
b. Penanganan
meal cupon
c. Penanganan
minuman selamat datang (welcome drink)
d. Penanganan
daily buffet sehari-hari di coffe shop (untuk tamu rombongan yang
menggunaka fasilitas meal coupon)
c. Personal
& Training Departement
Sumber daya manusia yang merupakan investasi yang tidak habisnya bagi
hotel. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik akan memberikan kontribusi
keuntungan bagi hotel di masa yang akan datang. Sedangakan Training department
secara khusus bertugas memberikan pelatihan kepada karyawan agar
lebih trampil dalam bekerja. Adapun hubungan kerja samanya sebagai berikut:
a. Penerimaan
karyawan baru
b. Mutasi,
promosi dan rotasi karyawan
c. Program
orientasi karyawan baru
d. Tour to hotel
d. Accounting
Departement
Accounting Departement adalah bagian yang berhubungan dengan masalah
keuangan hotel. Adapun hubungan kerjasamanya sebagai berikut:
a. Menangani
masalah penagihan kartu kredit tamu yang belum terbayar
b. Masalah
jumlah tagihan tamu
c. Masalah remittance
of funds
d. Msalah
penanganan hotel revenue
e. Masalah
penggajian bulanan
e. Engineering
Departement
Engineering department adalah memiliki peran dalan pemeliharaan struktur
bangunan deperti listrik, dan mesin-mesin lainnya. Adapun hubungan kerja
samanya sebagai berikut:
a. Penanganan
kerusakan AC, toilet, ataupun alat elektronik yang lainnya.
b. Penanggulangan
kebakaran
c. Pembuatan
kunci duplikat (jika hotel tersebutmasih menggunakan kunci manual)
d. Menangani working/memo order sehubungan
dengan kerusakan yang terjadi pada alat-alat di front office
departement
f. Security
Departement
Security department adalah bagian yang bertugas dan bertanggung jawab
akan ketertiban dan keamanan di area hotel. Sebenarnnya seluruh karyawan
mempunyai kewajiban untuk menjaga keamanan para tamu yang menginap di hotel.
Adapun hubungan kerjasamanya sebagai berikut:
a. Menjaga
dan mengawasi kamar tamu yang akan di duga skipper
b. Melindungi
barang milik tamu.
c. Menicptakan
suasana aman kepada tamu, karyawan, dan pengunjung yang datang ke hotel.
d. Mencatat
plat kendaran bermotor yang masuk ke hotel khususnya yang mengantarkan tamu ke
hotel.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar